إجــراءات الصرف

تتم إجراءات صرف المواد من المستودعات وفقا لطلبات معتمدة، وتصدر تلك الطلبات لتلبية احتياجات الوحدات الإدارية أو وحدات الإنتاج في الشركة أو المصنع وفقا لما يلي:

صلاحيات صرف الأصناف / المواد:

لا يتم صرف المواد من المستودعات إلا بعد تحديد السلطة أو الجهة المخولة باعتماد أوامر الصرف وفقا لما يلي:

تحديد الموظفين الذين لهم حق توقيع مستندات الصرف.

تحديد الإجراءات اللازمة لصرف المواد.

تحديد الأصناف المستديمة والأصناف المنتهية.

علما بأن عمليات الصرف تتم بعد التأكد من الاحتياج الفعلي للإدارة الطالبة للأصناف أو المواد المطلوبة.      

عمليات الصرف من المستودعات:

هناك نوعان رئيسيان لعمليات الصرف هما:

صرف الأصناف للوحدات الإدارية الداخلية.

صرف الأصناف لعملاء الشركة أو المصنع.

يتم صرف الأصناف لتلك الجهات وفقا لما يلي:

تقوم الإدارة الطالبة بتعبئة نموذج طلب صرف مواد تحدد فيه الكميات المطلوبة والغرض من الصرف.

يقوم أمين المستودع بتحضير المواد المطلوبة للتسليم.

إعداد نموذج استلام مواد مصروفة.

خصم الكميات المطلوبة من بطاقة الصنف.

تسليم المواد / الأصناف للجهة الطالبة.

إجراءات إرجاع الأصناف:

في بعض الحالات يتم إرجاع الأصناف من الإدارات والوحدات المختلفة إلى المستودعات لانتفاء حاجتها لتلك الأصناف وفي هذه الحالة يتم ما يلي:

تقوم الإدارة الراغبة في إرجاع المواد أو الأصناف بتعبئة محضر إرجاع أصناف تحدد فيه اسباب إرجاع الأصناف.

عند إرجاع المواد للمستودعات يتم فحصها وتحديد الأصناف التي انتهت صلاحيتها والأصناف التي يمكن إعادة استخدامها أو إصلاحها.

عند التأكد من صلاحية المواد المرجعة للاستخدام يتم تعبئة مذكرة استلام أصناف رجيع.

يتم إضافة الأصناف المرجعة لبطاقة الصنف.