وضع سياسات مناسبة للشراء وتطويرها: لتتمكن
المنظمة من خلالها توفير احتياجاتها من المستلزمات بأفضل الشروط ومن أمثلة هذه
السياسات:
سياسة الشراء
بكميات قليلة، متوسطة، كبيرة.
سياسة الشراء بحسب
الحاجة.
سياسة الشراء مقدماً
للتخزين، للمضاربة، للتصنيع.
سياسة متعلقة
بمصادر الشراء وهل تعتمد الشراء على أساس الجودة أم على أساس السعر.
سياسة متعلقة
بمصادر الشراء وهل تعتمد على مصدر شراء واحد أم مصادر شراء متعددة.
القيام بالدراسات والبحوث المختلفة مثل:
التنبوء وجمع
المعلومات عن الأسواق والحالة السوقية والتنافسية.
جمع المعلومات
المتعلقة بالمواد ومستلزمات العمل والإنتاج المتوفرة في الأسواق التي تحتاجها
المنظمة.
دراسة اتجاهات أو
مستويات الأسعار المتعلقة بالمواد والمستلزمات.
دراسة كميات
المواد في الأسـواق ومستويات الجـودة والمواصفات المتعلقة بها.
دراسة البدائل
والمستلزمات البديلة (ذات الكفاءة الفنية والاقتصادية).
مراجعـة طلبات الشراء
الواردة لها من الوحدات المختلفة في المنظمة.
الجدولة التنافسية الزمنية للمشتريات: حيث
تقوم وظيفة الشراء بوضع جدول زمني لتوفير احتياجات المنظمة من المستلزمات المختلفة
وفي المواعيد المطلوبة،
حيث ترد العديد من الطلبيات إلى إدارة المشتريات من
الإدارات والأقسام المختلفة، ولكن المخصصات المالية لا تكفي لتلبية كل الاحتياجات
وبالتالي يجب على إدارة المشتريات عمل جدول أولويات يحدد حاجة كل إدارة وكل قسم
بشكل منظم وفقاً لطبيعة الحاجة للجهة الطالبة وطبيعة الصنف المطلوب والقدرات
المالية المتاحـة للمنظمة.
تحديد مستويات المخزون الثلاثة (الحد الأعلى ونقطة إعادة الطلب
والحد الأدنى).
إصدار أوامر التوريد (الشراء): وهو
عبارة عن نموذج يصدر عن وظيفة الشراء في المنظمة المشترية إلى المورد يتضمن الطلب
بشراء كمية معينة بسعر معين وفي وقت معين وبمواصفات محددة.
مراجعة وتدقيق
عقود الشراء: للتأكد من سلامتها بالتعاون مع الشئون القانونية بالمنظمة وتوقيعها
مع الموردين.
إقرار مصير المواد الموردة: حيث
يتم إقرار القبول أو الرفض للبضاعة الموردة نتيجة عمليتي الاستلام والفحص بالتعاون
مع المختصين في هـذا الشأن.
تنظيم السجلات لحفظ جميع المعلومات والبيانات المتعلقة بعميلة
الشراء.
تصريف الأصناف المخزونة التي لم يعد لها حاجة ومخلفات الإنتاج
بالشكل وبما يحقق الفائـدة للمنظمة.