تعد إدارة المخزون وإدارة سجلات المواد نشاطين متميزين ولكن متكاملين.بينما تهتم إدارة المخزون بالحركات المادية وحركة الكمبيوتر لكميات البضائع
إدارة المقالات تركز أكثر على صيانة قاعدة بيانات العناصر. إدارة البيانات
في العديد من المؤسسات ، تختلف العناصر المستهلكة بشكل كبير في طبيعتها ووفقًا للأنشطة التجارية. غالبًا ما يتم تجميع المقالات بالاقتران مع الأقسام الموجودة في المنظمة. إذا أخذنا حالة متجر يهدف إلى تلبية الاحتياجات الداخلية للشركة ، ندرك أن:
الخدمات العامة
إصدار أوامر للتجهيزات المكتبية ، معدات الإسكان ، منتجات التنظيف
خدمات الصيانة
سوف تستهلك الكثير من المواد الاستهلاكية وقطع الغيار مثل زيوت التشحيم والوقود والأدوات ....
خدمات تكنولوجيا المعلومات
إصدار متطلبات أجهزة تكنولوجيا المعلومات والمواد الاستهلاكية
المختبرات
طلب المزيد من المعدات والمواد الكيميائية المختبرية
خدمات الإنتاج
تستهلك المواد الخام التي ترتبط على وجه التحديد بطبيعة المنتجات المصنعة
ورقة المادة السجل الرئيسي للمادة
مستند كمبيوتر يجمع كل المعلومات اللازمة لشراء وتخزين واستهلاك وإدارة المحاسبة لحركات المخزون.
البيانات الأساسية.تكن في النظام لا تتغير في مادة و خدمة تستخدم في السجل الرئيسي للمواد
رقم مواد
تاريخ إنشاء المادة
تسمية المادة
مرجع الشركة المصنعة
وحدة مواد
الوزن والحجم مواد
المناولة ، مجموعات النقل
رمز البضائع
بيانات التصنيف. أنها تسمح لك بإضافة مواد في دليل نظام المعلومات.
عائلة المقالة للمنتج
عائلة الفرعية للمنتج
وفئة المنتج
الطبقة لمنتج
بيانات التخطيط. يتم استخدامها بواسطة تطبيق حساب الاحتياجات لتحديد كميات العناصر التي سيتم طلبها.
نجد هنا: الحد الأقصى للمخزون ، والحد الأدنى للمخزون ، ومخزون الأمان ، ونموذج العرض ، وفترة التوريد ، وحجم الكمية ، وقيمة التقريب
نجد هنا مجموعة من المعلومات حول طرق تخزين المواد : مستودع ، الموقع ، مدة الصلاحية لكل منتج
بيانات المحاسبة.
هذه هي مجموعة البيانات المستخدمة لتقييم حركات المخزون: طريقة التقييم (FIFO ، LIFO ، PMP ...) ، فئة التقييم (تحدد توزيع التكاليف حسب الطبيعة) ، مجموعات التقييم ( عندما يكون هناك تقييم منفصل لنفس العنصر) ، وأسعار الشراء والبيع ، وتكلفة التخزين ...
أخيراً : البيانات شراء (مجموع المعلومات المفيدة لشراء المواد ) ، بيانات الشحن (مجموع المعلومات المفيدة للشحن ونقل مواد ) ...
الإجراء الخاص بإنشاء السجل الرئيسي للمادة
يتم إجراء الاختبارات مسبقًا لمعرفة ما إذا كان العنصر أو مادة لم يتم إنشاؤها بالفعل أم لا ، إذا لم يكن هناك مادة قابل للاستبدال بالفعل في مستودع. باختصار ، نتأكد أولاً من معلومات مادة الحقيقية إنشاؤها ؛
يتم إصدار السجل المكتوب بخط اليد أو عن طريق حاسوب على حسب عمل شركة لإنشاء منتج بشكل عام من قبل مدير المنتج أو الشخص المسؤول عن خدمة أو مستهلك الدي يريد المنتج ؛
استنادًا إلى تقديرات استهلاكها ، توفر بيانات التخطيط منتج إلى جانب البيانات الأساسية متل الحد أدنى والحد أقصى للمنتج وأحيانًا بيانات التصنيف ؛
يتلقى مدير أو مسوول المخزن أو مستودع ، نهاية السلسلة إنشاؤ منتج ، وهو يكمل بيانات التخزين وأحيانًا بيانات التصنيف عندما لا يتم توفيرها مسبقًا. يقوم هذا مسؤول بعد التحقق النهائي من التحقق من صحة بيانات المنتج إرساله للدخول إلى برنامج إدارة المخزون
في بعض المؤسسات ، يمكن لمدير المخزون والمواد إنشاء منتج رئيسي بمفرده. ثم يتم تنفيذ هذا العمل على أساس القواعد والتوصيات المقدمة مسبقًا من قبل مختلف الخدمات المهتمة بوجود مخزون أو ببساطة عن طريق دليل الإجراءات.
العملية الكلاسيكية لتعديل المواد الرئيسية
بعد التحقق النوعي عند الاستلام ، يمكن إجراء تغييرات على البيانات الرئيسية لمنتج (إضافة نص بشأن التعيين أو مرجع جديد أو تغليف جديد) أو بيانات التخزين (موقع جديد)
بعد تحليل الحركات الواردة والصادرة لمنتج ما على مدار فترة زمنية ، يمكن للمدير طلب تعديل بيانات التخطيط (الحد الأدنى للمخزون ، الحد الأقصى للمخزون ، كود الإدارة ، حظر منتج ...)
بناءً على طلب مدير منتج ، وغالبًا بعد إجراء الدراسة ، يمكن إجراء تعديلات على البيانات الأساسية ، وبيانات التخطيط ، وخاصة بيانات التصنيف (العائلة ، العائلة الفرعية ، منتج الهامة).
يمكن طلب حظر منتج بواسطة مدير المنتج أو مدير الإنتاج أو مدير المخزون. هذه هي العملية التي تحدث في كل مرة يتم فيها تخفيض منتج ما (مستبعد من الاستهلاك).