تعد وظيفة التخزين من أقدم الوظائف التي مارسها الإنسان منذ أقدم العصور
فالتخزين هو الوظيفة التي يتم من خلالها حفظ المواد والسلع، منذ تصنيعها أو شرائها وحتى يتم صرفها أو طلبها من قبل الجهات التي تحتاجها لسد احتياج أو غرض محدد.
يتم تخزين المواد المكتبية في شركة ما أو جهاز حكومي لسد احتياجات موظفيها من الأقلام أو الأوراق
المصانع يتم تخزين المواد الأولية أو المواد الخام وشبه المصنعة حتى يتم صرفها لوحدات الإنتاج للقيام بتصنيعها،
المرحلة الثانية يتم
تخزين المواد المصنعة حتى يتم صرفها لتلبية احتياجات عملاء المصنع من تلك المواد.
تعرف وظيفة التخزين أيضا ً بأنها تخطيط وتنظيم عمليات استلام المواد والمستلزمات والمحافظة عليها وإمداد الجهات الطالبة باحتياجاتها في الوقت المناسب.
أما إدارة المخازن أو
المستودعات فهي الإدارة المعنية
بالاحتفاظ بالمخزون والمحافظة عليه، وتخطيط
وتنظيم وتنفيذ ورقابة إجراءات التخزين،
وصرف المخزون حسب الكميات والنوعيات المقررة للإدارات والأقسام الطالبة والمستخدمة
لمواد المخزون.
إدارة المستودعات تؤدي مهمتين رئيستين هما:
الاحتفاظ
بالمواد: وهي عملية تخزين المواد ذاتها بحيث يتم تخزينها وترتيبها في المستودعات
من حين دخولها للمستودع إلى حين صرفها للجهات الطالبة.
المحافظة
على المواد: وهي عملية المحافظة
على المواد المخزنة من التلف وضمان سلامتها
وبقائها صالحة للاستخدام من حين دخولها للمستودع إلى حين صرفها للجهات الطالبة.