مفهوم و أهمية وظيفة الشراء

وظيفة الشراء: وهي الوظيفة المسؤولة عن تخطيط و تنظيم إنجاز الأعمال والمهام و الأنشطة التي تستهدف توفير جميع المواد سواء كانت هذه المواد أولية

أو مصنعة أو نصف مصنعة, أو آلات و معدات و ماكنات و إنتاج و لوازم تشغيل و غيرها من المصادر المناسبة وبالكمية التي تغطي حاجة جميع الأقسام و الإدارات التابعة للمنشأة, و بالنوعية المحددة و حسب المواصفات المطلوبة و بالسعر المناسب و في الوقت الملائم و المكان الملائم.

يتضمن هذا التعريف مسؤولية اختيار مورد و التفاوض معه حول السعر, و التأكد من الجودة, وضمان التسليم, كما يمكن أن يتضمن أيضاً مسؤولية مباشرة أو غير مباشرة عن النقل و الاستلام والتفتيش و الرقابة على المخزون السلعي.

الحصول على السلع و الخدمات و دفع الأثمان المتفق عليها, ولذلك يتضمن الشراء إعداد المواصفات و اختيار الموردين و إجراء المفاوضات و إبرام العقود و ضمانات التسليم, أما التوريد فيتضمن الشراء و ما يتصل به من وظائف مثل الاستلام و الفحص و الرقابة على المخزون السلعي والتخزين و التخلص من الفائض.

الخطوات  المبدئيـة وظيفة الشراء 

طلب الشراء

الجودة

الكمية

التسلم

الموردون

الشـراء

التفاوض

الشراء

الدفع

الخطوات التاليـة

المتابعة

التسلم

الفحص

التخزين

المخزون السلعي

البحوث

التخطيط  و التنظيم و التوجيه و الرقابة هي أنشطة ووظائف كل إدارة في المنشأة, و هي كذلك من أنشطة إدارة الشراء, و هي تتعلق بتوفير المواد الأولية و جميع ما تحتاجه الأقسام من حيث النوعية و الوقت و المكان المناسب

أهمية وظيفة الشراء:

تتميز بعض المواد بالندرة و حدة المنافسة بين المؤسسات لتأمين تدفقها وذلك لاستمرار عملية الإنتاج, و لذا أصبح الاهتمام بإدارة الشراء لضمان عدم توقف الإنتاج.

كما تبرز أهمية وظيفة الشراء من خلال حجم الإنفاق الكبير عند شراء المواد, حيث أن وظيفة الشراء و هي تمارس مسؤولياتها تضع نصب عينيها محاولة تخفيض النفقات حتى تستطيع المنافسة على أساس السعر و بالتالي تضمن المحافظة على حصتها السوقية و المحاولة على زيادتها إن أمكن,

و يمكن أن يظهر تأثير تكاليف المواد المشتراة على المنافسة في الشركات التي تكون فيها نسبة تكاليف شراء المواد تتجاوز %50 من إجمالي النفقات الكلية,

و هذا بالإضافة إلى أن الشراء بكميات كبيرة يمكن وظيفة الشراء من الاستفادة من خصم الكمية, هذا بالإضافة إلى أن الشراء بكميات كبيرة يمكن وظيفة الشراء من الاستفادة من خصم الكمية. و عليه فالمؤسسة قد تحسن وضعها التنافسي بالسوق من خلال تخفيض الأسعار للمواد الأولية.

و بما أن المؤسسة نظام مفتوح, فقدرة وظيفة الشراء في إدارة أعمالها يزيد من قدرة الإنتاج لحصولها على المواد بالكمية المناسبة و المواصفات المطلوبة بعيداً عن العيب, لذا فإن كل تحسين في الأداء وظيفة الشراء يزيد من كفاءة وظيفة الإنتاج.

كما تكمن أهمية الشراء في الحد من مبالغة الإدارات المستخدمة للمواد سواءا من حيث الكمية أو من حيث المواصفات, وهذا يزيد من النفقات,

 ولذا فإن وظيفة الشراء تستطيع أن تعيد النظر في مواصفات المواد المطلوبة و اقتراح المواصفات المناسبة و الأقل تكلفة, وكذلك إعادة النظر في الكميات المطلوبة التي قد تعاني الإدارات المستخدمة للمواد في تقديرها تحوطا ما يستجد من الظروف, تحوطا يحمل في طياته المغالات.